Digiloikan seurauksena niin yritysten, järjestöjen kuin yksityishenkilöiden kirjanpito ja arkistointi on muuttunut kokonaisvaltaisesti. Pitkiä ja pölyisiä hyllyrivejä ei enää tarvitse kasata ja varjella, vaan lähes kaiken toiminnan kannalta oleellisen tiedon voi säilöä kätevästi verkon pilvipalveluihin ja varastoida muilla sähköisillä palveluilla.
Pilvipalvelut ovat muuttaneet maailmaa monilla tavoilla. Ensisijaisesti ne ovat tehneet tietojen säilyttämisestä sekä jakamisesta helpompaa kuin koskaan ennen. Lisäksi ne ovat tehostaneet ja suoraviivaistaneet lähes kaikkea toimintaa, jota joko yksityishenkilöt tai suuremmat organisaatiot tekevät. Lisäksi niiden ansiosta on säästetty metritolkulla paperia ja toimistohyllyjä, sillä vanhanaikaisille kolossaalisille arkistoille on yhä vähemmän ja vähemmän tarvetta. Pilvipalveluista suurin ja käytetyin on Microsoftin OneDrive -palvelu. OneDrive arvostelu kertoo tarkemmin palvelun heikkoudet ja vahvuudet. Mutta millä periaatteilla OneDrive oikein toimii, ja miten siitä saa kaiken irti?
Tiedostot jemmaan ja pilvipalveluun
OneDrive on pilvipalvelu, joka toimii Microsoft-tunnusten avulla. Se toimii samalla tavalla, kuin muutkin pilvipalvelut. Kun käyttäjä haluaa säilöä minkä tahansa dokumentin, oli se sitten yrityksen veroilmoitus tai henkilökohtainen valokuva-albumi, tämä kirjautuu sisään OneDrive-palveluun. Sisäänkirjautumisen jälkeen tiedoston voi ladata omaan kansioon. Tämän jälkeen tiedostoihin voi päästä käsiksi mistä tahansa ja millä laitteella tahansa. Tähän kuitenkin vaaditaan sama Microsoft-käyttäjätunnus ja sen kanssa yhteensopiva salasana. Tietojen säilyttäminen palvelussa on salasanan ja tunnistautumisen ansiosta turvallista, eikä omien tietojen katoamista tarvitse pelätä.
Microsoft -tunnukset
OneDrive otetaan käyttöön Microsoft-tunnuksilla. Nykyisin suurimmalla osasta suomalaisista on Microsoft-tunnukset, sillä niillä käytetään OneDriven lisäksi lukuisia muita tärkeitä ja suosittuja digitaalisia palveluita. Näistä merkittävimmät ovat Outlook -sähköpostipalvelu sekä Microsoft Office -palvelupakkaus. Samoilla Microsoft-tunnuksilla kirjaudutaan sisään myös OneDriveen.
OneDrive joka laitteelle
Nykyisin OneDrive on käytettävissä käytännössä kaikilla laitteilla, jotka voi yhdistää internettiin. Tämä on erittäin kätevää, ja mahdollistaa esimerkiksi puhelimella otettujen kuvien siirtämisen saman tien pilvipalveluun talteen, tai tärkeiden työdokumenttien tarkastelun puhelimella sen jälkeen, kun ne on arkistoitu OneDriveen.
Vaikka OneDrive on Microsoftin palvelu, niin se toimii sujuvasti myös muita kuin Windows -käyttöjärjestelmää käyttävillä laitteilla. Niin Android-älypuhelimet kuin Applen tietokoneet tukevat OneDriveä. Näille laitteille OneDrive on kuitenkin otettava erikseen käyttöön joko lataamalla OneDrive-sovellus, tai käyttämällä palvelua selaimen kautta.
Windows-laitteille OneDrive on sisäänrakennettu ominaisuus. Niillä esimerkiksi työstettävän tiedoston tallentaminen OneDriveen onnistuu samalla tavalla, kuin tietokoneen virtapiireille.
Onko OneDrive ilmainen?
OneDrive on upea ja jokaisen arkielämää helpottava palvelu. Niinpä on hienoa, että sen käyttö on lähtökohtaisesti täysin ilmaista. OneDriven peruspalvelu sekä sen vaatimien tunnusten luominen eivät maksa käyttäjälle senttiäkään. OneDriven ilmaisversio sisältää kaikki palvelun ominaisuudet. Käyttäjä voi tallentaa henkilökohtaiseen kansioonsa peräti 5 Gt:n edestä tiedostoja.
Viisi gigatavua ei kuitenkaan ole tarpeeksi esimerkiksi suuremman yrityksen arkistointia varten. Tällöin OneDrive on mahdollista päivittää 100 Gt:n versioon, joka tarjoaa tallennustilaa vaikka koko kylän tarpeisiin. Tämä versio on maksullinen, ja sillä on 2 € suuruinen kuukausimaksu.
100 gigatavun palvelun lisäksi Microsoft tarjoaa myös vielä laajempia ja kattavampia OneDrive-tuotepaketteja. Näihin sisältyy OneDriven lisäksi myös Office-tuotteita sekä muita Microsoftin digitaalisia palveluita.
OneDrive opiskeluun ja työelämään
Microsoft on onnistunut luomaan laadukkaat työkalut, jotka soveltuvat niin opiskelijoiden kuin työelämään siirtyneiden tietotyöläisten arkeen. Esimerkiksi opiskelijoille opinnäytetöiden tai tutkielmien kirjoittaminen on stressaava projekti. Pahin skenaario on kuitenkin laitteen hajoaminen ja viimeistelyä vailla olevan maisterintutkielman tai esseen katoaminen bittiavaruuteen. Tallentamalla tekstit ja muut tiedostot säännöllisesti OneDriveen painajaisskenaariota ei tarvitse pelätä.